Правильная организация работы канцелярии суда – залог качественного и оперативного исполнения возложенных задач

С момента как гражданин переступает порог здания суда, первое с чем он сталкивается – работниками канцелярии суда, и именно от того, как работник канцелярии примет и обслужит гражданина, а также как входящая корреспонденция пройдет все этапы обработки, дается соответствующая оценка каждым членом общества, вовлеченного в орбиту судопроизводства.

В огромном обороте поступающей и исходящей корреспонденции необходима четкая система действий, т.е. надлежащая организация процесса приема, регистрации, движения, учета, отправки и хранения корреспонденции на бумажных и электронных носителях, за которую ответственность несет заведующий канцелярией суда.

Организация делопроизводства в суде, как первой, так и апелляционной инстанции весьма трудоемкий процесс, требующий определенный запас знаний и навыков.

В настоящее время с внедрением в процесс работы канцелярии информационных технологий организация работы модернизируется, совершенствуется, данное, несомненно, положительно сказывается на показателях работы. Применение на практике новшеств первыми сталкиваются сотрудники суда, которые в сжатые сроки осваивают новые технологии, понимая, что их неумение, не владение ими приведет к срыву исполнения  поставленных перед судом задач.

К примеру, взять обязанности секретаря судебного заседания – лица процессуального, на процессе ведет протокол заседания суда, находиться в зале судебного заседания во время процесса, не покидает заседание суда без разрешения председательствующего; обеспечивает порядок в зале суда при отсутствии судебного пристава, до этого им проводится работа по надлежащему извещению и вызовы лиц участвующие в процессе, с учетом сроков оговоренных в процессуальном законодательстве.

Кроме того, секретарь судебного заседания ведет аудио-, видеофиксацию судебного заседания, но перед началом процесса в обязательном порядке производит проверку работоспособности системы АВФ, во время процесса наблюдает за ходом записи, проставляет «метки», т.е. фиксирует время выступления участников процесса, тем самым формируя протокол судебного заседания в электронном формате.

В настоящее время весьма распространенным стало применение участниками процесса видеоконференцсвязи и мобильной видеоконференцсвязи как в судах первой так апелляционной инстанций.

Если взять во внимание работу сотрудника канцелярии суда — также немаловажное звено в обороте судопроизводства и делопроизводства.

Обработка корреспонденций – поступающей (исходящей) в судебные органы уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также служебная корреспонденция, обращения органов государственной власти и управления, местных исполнительных и представительных органов, судов, жалобы, заявления и иные обращения физических и юридических лиц. Кроме этого, контроль за исполнением внутренних документов, согласно установленным Правилами порядок приема, регистрации, движения, учета, отправки и хранения поступившей корреспонденции, как на бумажных носителях, так и на электронных носителях, а также внесение данных в информационно-аналитическую систему судебных органов.

Только объемы обработанной поступившей корреспонденции за 2016 год составило — 35 905, в 2017 году эта цифра составила — 40 895 и 2018 году равно 35 794. При этом надо отметить, что корреспонденция, поступившая «нарочно/по почте» значительно сократилась с 4405 до 2994, если сравнивать 2017 и 2018 годы, т.е. наблюдается рост поступления корреспонденции в электронном виде.

Рассматривая вопрос организации деятельности структурного подразделения как Управление документационного обеспечения, главным и особо важным вопросом является распределение функциональных обязанностей, который заведующий канцелярией должен решить совместно с председателем суда. Так если распределение обязанностей будет проведено с учетом умений, навыков и потенциала сотрудника канцелярии суда, результативность не заставит себя ждать.

Формируя кадровый состав канцелярии суда, полагаю необходимым обращать внимание на отношение, взгляд потенциального сотрудника на его оценку роли государственного служащего в работе суда. Ведь с каждым годом престиж и статус государственного служащего в стране поднимается,  молодое поколение постепенно начинает понимать, что работать во благо страны — достойное дело! Будучи маленькой частичкой, так сказать «болтиком» в большом механизме, каждый сотрудник суда должен понимать важность своей работы.

Организация – процесс постановки целей, планирования и осуществление контроля за деятельностью, правильная организация работы канцелярии суда залог своевременного и качественного исполнения любого поручения и/или рассмотрения дела.

Дана Касымова,

заведующая канцелярией

Акмолинского областного суда